Управление делопроизводством

Основные задачи и функции управления

1. Основными задачами управления являются обеспечение четкой организации делопроизводства и единого порядка работы с документами, документационное обеспечение деятельности органов, входящих в структуру Исполнительного комитета, организация работы с обращениями граждан, контроль качества и своевременности исполнения муниципальных правовых актов, поручений Мэра города и Руководителя Исполнительного комитета; обеспечение сохранности и учета документов Архивного фонда Республики Татарстан.
2. Основными функциями управления, в соответствии с возложенными на него задачами, являются:
1) организация документооборота, обеспечение единого порядка прохождения документов и служебной корреспонденции в органах, входящих в структуру Исполнительного комитета, осуществление контроля за соблюдением Служебного регламента Исполнительного комитета;
2) экспедиционная обработка, прием, регистрация, учет, хранение, доставка и рассылка корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи;
3) осуществление контроля за состоянием делопроизводства и исполнительской дисциплины в органах, входящих в структуру Исполнительного комитета;
4) организация контроля за правильностью подготовки и оформления исходящих документов, представляемых на подпись Мэру города, Руководителю Исполнительного комитета органами, входящими в структуру Исполнительного комитета;
5) оформление, регистрация и подготовка к изданию проектов муниципальных правовых актов, доведение их до исполнителей и заинтересованных структур;
6) осуществление литературного и технического редактирования проектов муниципальных правовых актов;
7) осуществление контроля за правильностью составления и оформления проектов муниципальных правовых актов;
8) осуществление перевода на государственные языки Республики Татарстан муниципальных правовых актов, писем и обращений граждан, текстов почетных грамот, благодарственных писем, иных печатных материалов;
9) оказание практической помощи специалистам органов, входящих в структуру Исполнительного комитета, гражданам, представителям организаций города по оформлению документов на государственных языках Республики Татарстан;
10) разработка сводной номенклатуры дел Исполнительного комитета;
11) формирование документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел;
12) осуществление методического руководства по ведению делопроизводства, подготовке муниципальных правовых актов органов местного самоуправления;
13) обеспечение соответствующего доступа к документам и использование информации, содержащейся в них;
14) обеспечение учета и хранения, законченных делопроизводством дели документов Исполнительного комитета, подготовки и передачи их в архивный отдел в соответствии с номенклатурой дел;
15) систематическое проведение анализа прохождения служебной корреспонденции, представление предложений Мэру города, Руководителю Исполнительного комитета по совершенствованию документационного обеспечения деятельности органов, входящих в структуру Исполнительного комитета;
16) принятие мер по сокращению сроков подготовки и прохождения документов;
17) организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов, своевременного проведения профилактических работ организационной техники;
18) обеспечение своевременной актуализации базы данных межведомственной системы электронного документооборота;
19) обеспечение взаимосвязи со службой технической поддержки единой межведомственной системы электронного документооборота;
20) организация выдачи сертификатов ключей электронных цифровых подписей уполномоченных лиц органов местного самоуправления;
21) проведение обучающих семинаров для специалистов органов местного самоуправления по работе в межведомственной системе электронного документооборота;
22) учет бланков писем руководителей органов местного самоуправления;
23) организация и обеспечение единого порядка работы с письменными обращениями граждан в органах местного самоуправления;
24) осуществление приема и централизованного учёта обращений граждан, поступивших в органы местного самоуправления, а также их направление для рассмотрения в соответствующие структурные подразделения Исполнительного комитета;
25) подготовка проектов резолюций Мэра города, Руководителя Исполнительного комитета для рассмотрения письменных обращений граждан и их направление для рассмотрения в структурные подразделения Исполнительного комитета;
26) осуществление контроля за своевременным и полным рассмотрением письменных обращений граждан, соблюдением установленного порядка работы с письменными обращениями граждан;
27) обеспечение принятия мер по сокращению сроков рассмотрения письменных обращений граждан;
28) подготовка и оформление ответов на письменные обращения, заявления, жалобы граждан, представляемых на подпись Мэру города, Руководителю Исполнительного комитета;
29) систематизация материалов по информационно-аналитическим справкам, по письменным обращениям граждан и результатам их рассмотрения по соответствующей тематике;
30) подготовка информационно-справочных и аналитических обзоров на основе систематического количественного и качественного анализа и обобщения письменных обращений граждан ежеквартально, по полугодию, по итогам года для представления Мэру города, Руководителю Исполнительного комитета;
31) в необходимых случаях по поручению Мэра города, Руководителя Исполнительного комитета, Руководителя Аппарата Исполнительного комитета, заместителя Руководителя Аппарата, начальника управления делопроизводством Исполнительного комитета (далее – заместитель Руководителя Аппарата) изучение отдельных заявлений и жалоб граждан с выездом на место;
32) изучение практики деятельности организаций, работающих с обращениями граждан, внедрение их положительного опыта. Консультация специалистов, работающих с письменными обращениями граждан, по вопросам организации данной работы;
33) представление необходимых материалов, обзоров обращений граждан для освещения в средствах массовой информации, размещения на сайте города;
34) рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, проведение приема граждан по вопросам, относящимся к компетенции управления;
35) подготовка документов и информации в органы государственной власти Российской Федерации и Республики Татарстан за подписью Мэра города, Руководителя Исполнительного комитета, Руководителя Аппарата Исполнительного комитета города на основании документов и информации, предоставленной структурными подразделениями Исполнительного комитета;
36) своевременное доведение муниципальных правовых актов, поручений Мэра города и Руководителя Исполнительного комитета до сведения исполнителей;
37) анализ и подготовка информации об уровне исполнительской дисциплины в Исполнительном комитете, оперативности выполнения поручений Мэра города и Руководителя Исполнительного комитета;
38) анализ и подготовка информации об оперативности выполнения резолюций Мэра города и Руководителя Исполнительного комитета на обращения, поступившие в сети «Интернет»;
39) осуществление контроля за своевременностью исполнения муниципальных правовых актов, поручений Мэра города и Руководителя Исполнительного комитета, разработка и представление при необходимости Мэру города и Руководителю Исполнительного комитета предложений о дополнительных мерах по обеспечению исполнения таких актов и поручений;
40) обобщение контрольных поручений Мэра города и Руководителя Исполнительного комитета и направление их исполнителям;
41) подготовка проектов муниципальных правовых актов и других документов в пределах своей компетенции;
42) координация деятельности органов, входящих в структуру Исполнительного комитета и обеспечение их взаимодействия;
43) проведение анализа на основе обобщения информации, полученной по результатам исполнения нормативно-правовых актов, а также поручений Мэра города и Руководителя Исполнительного комитета по итогам месяца, квартала, года;
44) обобщение вопросов, поступивших Мэру города и Руководителю Исполнительного комитета от населения через средства массовой информации, направление данной информации должностным лицам ответственным за решение и осуществление контроля за соблюдением сроков исполнения по таким обращениям в соответствии с действующим законодательством;
45) ведение протоколов совещаний Мэра города и Руководителя Исполнительного комитета города, доведение протоколов совещаний до исполнителей;
46) осуществление доступа к сервисам Региональной системы межведомственного электронного взаимодействия;
47) подготовка предложений по внесению изменений в проекты муниципальных правовых актов по вопросам, входящим в компетенцию управления;
48) осуществление государственных полномочий Республики Татарстан по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории города;
49) хранение и учет документов постоянного хранения организации – источников комплектования и документов по личному составу ликвидированных, реорганизованных организаций;
50) представление в Главное архивное управление при Кабинете Министров Республики Татарстан по установленным формам сведений о хранящихся в архивных фондах;
51) принятие мер по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;
52) хранение и учет документов временного хранения, по личному составу ликвидированных, реорганизованных организаций и представление в Главное архивное управление при Кабинете Министров Республики Татарстан по установленным формам сведений о хранящихся в управлении фондах; принятие мер по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;
53) разработка и по согласованию с Руководителем Аппарата Исполнительного комитета представление на утверждение Руководителю Исполнительного комитета списков организаций, документы которых подлежат передаче в архив, ведение систематической работы по уточнению этих списков, отбор и осуществление приема документов на хранение;
54) выявление и учет ликвидированных, реорганизованных организаций, уточнение списков организаций, подлежащих ликвидации, реорганизации;
55) создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам архива с целью оперативного использования содержащейся в них информации;
56) использование документов в социально-экономических и культурно-просветительских целях, на выставках, радио и телевидении, в периодической печати; в установленном порядке представление документов архива организациям и гражданам с целью их научного и практического использования;
57) исполнение запросов социально-правого, тематического характера. Выдача в установленном порядке организациям и гражданам архивных справок, копий, выписок из документов;
58) взаимодействие с Пенсионным фондом Республики Татарстан в городе Набережные Челны по вопросам подтверждения рабочего стажа, выявления индивидуальных сведений работников ликвидированных организаций;
59) осуществление организационно-методического руководства и контроля за работой ведомственных и межведомственных архивов по личному составу и организацией документов в делопроизводстве организаций – источников комплектования; ведение в установленном порядке учета документов Архивного фонда Республики Татарстан, хранящихся в организациях – источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории города;
60) проведение мероприятий по улучшению работы архивов организаций, их экспертных комиссий, а также по организации документов в делопроизводстве на базе внедрения государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации; повышению квалификации работников;
61) рассмотрение и представление на согласование и утверждение экспертно-проверочной и методической комиссии Главного архивного управления при Кабинете Министров Республики Татарстан положений о ведомственных и межведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатуры дел организаций, описей дел постоянного хранения, а также описей фотодокументов; рассмотрение и согласование описей дел по личному составу организаций, документы которых подлежат приему в архив;
62) изучение и обобщение практики деятельности ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве организаций, распространение их положительного опыта; проведение совещаний, семинаров, консультаций и инструктажей по вопросам организации и методики работы ведомственных архивов, экспертных комиссий и организации документов в делопроизводстве;
63) направление запросов социально-правого характера по подтверждению стажа и заработной плате, присланных из регионов Российской Федерации по принадлежности.
3. Управление осуществляет иные функции, в соответствии с законодательством Российской Федерации и Республики Татарстан, муниципальными правовыми актами.